Kristin Dörnemann
ist Teamassistentin für die Bereiche "Recht und Steuern" sowie "Consulting".
T 0201 8401-308
Ein Tochterunternehmen des Stifterverbandes
Nachfolge gesucht –
und gefunden!
Stellschrauben für eine erfolgreiche Nachfolgeplanung
in Stiftungen und Vereinen
Es kann im schlimmsten Fall das Ende bedeuten: Immer mehr gemeinnützige Organisationen finden für Gremien keine Freiwilligen mehr, Leitungspositionen werden nur schwer neu besetzt – wie auch der ZiviZ-Survey 2023 belegt. Diese Entwicklung hat neben der grundsätzlich abnehmenden Bindungsbereitschaft von Engagierten auch mit dem hohen bürokratischen Aufwand zu tun, mit dem die Arbeit in ehrenamtlichen Führungspositionen verbunden ist. Knapp drei Viertel der Organisationen bewertet die Verwaltungstätigkeiten für ihr zentrales Leitungsgremium als besonders zeitintensiv.
Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage: An welchen Stellschrauben können Stiftungen und Vereine drehen, um die nächste Generation von Engagierten zu gewinnen und zu binden?
Fester Rahmen: Was ist gesetzlich vorgeschrieben?
Für Gremien von Stiftungen und Vereine gibt es gesetzliche Bestimmungen, die zwingend zu beachten sind. So bestimmt §84 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), dass rechtsfähige Stiftungen bürgerlichen Rechts mindestens ein Organ, den Vorstand, haben muss. Der Vorstand kann aus einer oder mehreren natürlichen Personen bestehen oder von einer juristischen Person gebildet werden. Vereine verfügen zwingend über mindestens zwei Organe: den Vorstand und die Mitgliederversammlung. Letztere besteht immer aus mehreren Personen, beim Vorstand ist eine Vertretung durch auch nur eine Person zulässig. Bleiben zwingend notwendige Gremienpositionen unbesetzt, werden Vereine und Stiftungen handlungsunfähig. Lösen die Einrichtungen dieses Problem nicht selbst, müssen im Zweifel Amtsgerichte oder Stiftungsaufsichten Notvorstände berufen, um die Handlungsfähigkeit wieder herzustellen. Neben den zwingenden gesetzlichen Regelungen gibt es fakultative Vorschriften, so ist für Stiftungen und Vereine etwa die Aufgabenübertragung an besondere Vertreter möglich (§§ 84 Abs. 5, 30 BGB).
Stellschraube 1: Satzungsgestaltung
Ergänzt werden die gesetzlichen Regelungen durch Vorgaben in der Satzung. Hier kann es sich mitunter sowohl bei der rechtsfähigen Stiftung als auch beim Verein lohnen, die bestehenden Formulierungen genauer zu prüfen und Freiräume für Umgestaltungen zugunsten einfacherer Gremienbesetzung zu nutzen.
WENIGER IST MEHR
Um möglichst flexibel zu sein, empfiehlt es sich einerseits, sich bei Regelungen zu reduzieren bzw. weniger konkret zu sein, etwa:
- Anzahl der Gremien
Jedes Gremium einer Einrichtung muss auch besetzt werden. Fällt es ohnehin schwer, ausreichend qualifizierte und engagierte Mitstreiter zu finden, kann es sinnvoll sein, fakultative Gremien auf den Prüfstand zu stellen. Dafür sollte man sich auch fragen: Stehen Aufwand und Nutzen eines Gremiums im richtigen Verhältnis zueinander? Rechtfertigen etwa die Aufgaben, die ein Beirat oder Kuratorium erfüllen, den damit verbundenen administrativen Aufwand?
- Anzahl der Gremienmitglieder
Anstatt, dass die Satzung eine feste Personenanzahl etwa für den Vorstand vorsieht, empfiehlt es sich, die Formulierung "bis zu" zu nutzen. (Beispiel: "Der Vorstand besteht aus mindestens einer und bis zu drei Personen.") Die "bis zu"-Regel hat den Vorteil, dass ein Gremium, wenn es vorübergehend weniger Mitglieder hat, dennoch handlungs- und beschlussfähig ist.
- Anforderungen an Gremienmitglieder
Vorgaben in vor allem älteren (Stiftungs-) Satzungen, dass etwa Angehörige der rechts- und steuerberatenden Berufe zwingend in einem Gremium mitzuarbeiten haben, sind vielleicht inhaltlich nützlich gedacht, gehen aber leider an der Realität vorbei. Es ist heute nicht leicht, jemand entsprechend Qualifiziertes zu finden, der sich engagiert und sein Wissen ohne Bezahlung zur Verfügung stellt. Besser ist es, daher auf weiche Formulierungen zurückzugreifen, etwa "wenn möglich" oder "sollen". Ebenso kann es eine Option sein, Beschränkungen, etwa das Alter von Gremienmitgliedern betreffend, aufzuheben, um Kontinuität zumindest so lange zu gewährleisten, bis ein passender Nachfolger gefunden ist.
MANCHMAL IST MEHR BESSER
An anderen Stellen in der Satzung kann es sinnvoll sein, sehr klar zu formulieren, um etwa Organstreitigkeiten vorzubeugen. Ergänzend können Regelungen getroffen werden, die Handlungsmöglichkeiten für die Zukunft eröffnen.
- Umfang der Aufgaben und Befugnisse
Hat eine Einrichtung mehr als ein Organ, ist es sinnvoll, eine klare Aufgabenteilung und Zuordnung von Entscheidungskompetenzen zu treffen. In der Satzung sollte daher klar formuliert sein, ob es sich beispielsweise um ein Aufsichtsorgan handelt, das lediglich beanstanden kann oder ob etwa Entscheidungskompetenzen vom eigentlichen Entscheidungsorgan an ein anderes ausgelagert werden.
- Vergütungsoptionen einbauen
Um Engagement langfristig zu binden, sind Vergütungsoptionen in der Satzung hilfreich. So können Zahlungen im erlaubten Rahmen, wie etwa die Ehrenamts- oder Übungsleiterpauschale, für Engagierte zugleich Anerkennung und Anreiz sein, sich weiterhin für die Einrichtung einzubringen. Hinzu kommt, dass sich Organisationen im Laufe der Zeit verändern können: Das Vermögen wächst vielleicht durch eine Zustiftung bedeutend an, Strukturen und operative Abläufe werden komplexer. Sieht die Satzung schon heute eine Vergütungsoption vor, ist sie für etwaige Entwicklungen in der Zukunft gut gerüstet.
- Nachfolgeregelungen treffen
Die Satzung sollte klar vorgeben, wie Nachbesetzungen zu erfolgen haben. Um die Handlungsfähigkeit der Einrichtung stets zu gewährleisten, sollten ergänzend Bestimmungen für Übergangszeiten getroffen sein. Etwa kann verfügt werden, dass ein scheidendes Vorstandsmitglied so lange im Amt verbleibt, bis ein Nachfolger eintritt. Eine andere Option ist, dass verbleibenden Mitgliedern bis zur Neuwahl eines erforderlichen Mitglieds die Alleinvertretung eingeräumt wird.
Stellschraube 2: Mehrwert betonen
Ein Ehrenamt wird grundsätzlich nicht entlohnt. Gleichzeitig bietet ein Engagement in einer Stiftung oder im Verein aber Vorteile, die sich für Engagierte persönlich auszahlen können.
- Netzwerk auf- und ausbauen
Die Arbeit in der Stiftung und im Verein bietet zahlreiche Gelegenheiten, neue Kontakte zu knüpfen. Der gemeinsame Einsatz für die gute Sache verbindet und eröffnet die Perspektive, ein belastbares Netzwerk aufzubauen und zu erweitern.
- Lebenslauf aufbessern
Wer sich engagiert und Verantwortung in einem Gremium trägt, investiert letztendlich in die eigene Persönlichkeitsentwicklung. Übliche Aufgaben sind etwa die Leitung von Sitzungen, Repräsentanzen, Arbeits- und Organisationsentwicklung, Fundraising und Personalführung – allesamt Fähigkeiten, von denen Engagierte auch im beruflichen Kontext profitieren können. Ist die Gremientätigkeit dokumentiert, bessert sie die eigene Vita auf.
- Weiterbildung
Im Dritten Sektor gibt es eine Vielzahl von Weiterbildungsangeboten, die den Einstieg erleichtern oder während der Vorstandstätigkeit der weiteren Professionalisierung dienen. Bestenfalls kommen diese sowohl dem Verein bzw. der Stiftung als auch den persönlichen Entwicklungszielen zugute.
Stellschraube 3: Bestehende Gremienmitglieder halten
Ist es schwer, neue Mitstreiter zu finden, ist es eine gute Investition bestehende Gremienmitglieder zu halten. Dafür bedarf es einer guten Betreuung.
- Entlastung
Die Bürokratie hat im Dritten Sektor in den vergangenen Jahren immens zugenommen. Der erhebliche Aufwand und die damit verbundene Verantwortung schrecken viele ab und können den Spaß am Ehrenamt nehmen. Eine Lösung kann sein, Gremienmitglieder durch eine professionelle Administration, wie wir sie vom Deutschen Stiftungszentrum etwa bieten, zu entlasten.
- Absicherung von Risiken
Gremienmitglieder treibt mitunter die Sorge vor Haftung um. Um dieser zu begegnen, kann der Abschluss einer D&O-Versicherung ein Ausweg sein. Ein ähnliches Signal geht davon aus, wenn eine Haftungserleichterung in der Satzung getroffen ist.
Fazit: Wechsel mit Weitblick
Eine gelungene Gremiennachfolge ist kein Zufall, sondern das Resultat durchdachter Strategien und gezielter Maßnahmen. Vereine und Stiftungen, die ihre Satzungen flexibel gestalten und klare Nachfolgeregelungen treffen, zudem den Mehrwert eines Ehrenamts betonen und bestehende Gremienmitglieder gut unterstützen und entlasten, schaffen eine solide Basis für die Zukunft. So können sie auch künftig einen wertvollen Beitrag zur Gesellschaft leisten.
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