Ein Tochterunternehmen des Stifterverbandes
Einführung der E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025
Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die Einführung der elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern (sogenannte B2B-Umsätze) beschlossen. Pflicht wird die elektronische Rechnung (sogenannte E-Rechnung) ab dem 1. Januar 2025. Auch Stiftungen, Vereine und andere gemeinnützige Organisationen sind betroffen.
Zum Hintergrund: Die Einführung der E-Rechnung zielt darauf ab, Unternehmensprozesse zu digitalisieren und Transaktionskosten zu mindern. E-Rechnungen dienen damit insbesondere der Digitalisierung und Beschleunigung des Geschäftsverkehrs und sollen zu Verwaltungseinsparungen führen.
E-Rechnungen werden in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Sie ermöglichen eine elektronische Verarbeitung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). In Abgrenzung zu einer sonstigen Rechnung (zum Beispiel in Papierform oder als PDF-Datei) kennzeichnet die E-Rechnung ihr strukturiertes elektronisches Format. Das sind vor allem Rechnungen nach dem Standard XRechnung und solche nach dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1. Bei einer E-Rechnung handelt es sich damit um einen XML-Datensatz, so dass die mit ihr übermittelten Rechnungsdaten für den Menschen nicht lesbar sind. Dafür ist eine Konvertierung durch den Einsatz von Visualisierungsprogrammen erforderlich. Eine zusätzliche Übermittlung eines menschenlesbaren Dokuments (zum Beispiel einer PDF-Datei) ist nicht verpflichtend vorgesehen.
Eine Stiftung oder andere gemeinnützige Organisation muss eine E-Rechnung verwenden, wenn
● sie eine Lieferung oder sonstige Leistung im Sinne des § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG ausführt,
● der Umsatz steuerpflichtig oder nach § 4 Nr. 1 bis 7 UStG steuerfrei ist,
● der Leistungsempfänger ein anderer Unternehmer ist und dieser die Leistung für sein Unternehmen bezieht (sogenannte B2B-Umsätze) und
● sie und der Leistungsempfänger im Inland ansässig sind.
Die E-Rechnungspflicht gilt auch für Stiftungen und Vereine, die als Kleinunternehmer nach § 19 Abs. 1 UStG gelten. Umgekehrt muss eine Stiftung oder andere gemeinnützige Organisation keine E-Rechnung verwenden, wenn
● es sich um Umsätze zwischen ihr und einem Nichtunternehmer handelt (sogenannte B2C-Umsätze),
● sie oder der Leistungsempfänger im Ausland ansässig ist,
● der Umsatz nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist oder
● die Rechnung einen Kleinbetrag von bis zu 250 Euro enthält, § 33 Satz 4 UStDV.
In diesen Fällen kann die Rechnung nach den bisherigen Verfahren (zum Beispiel in Papierform oder als PDF-Datei) erstellt werden.
Die Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung der E-Rechnung wird von einer Übergangsfrist flankiert:
● Bis Ende 2026 dürfen alle Rechnungsaussteller die Rechnung weiterhin nach den bisherigen Verfahren (zum Beispiel in Papierform oder als PDF-Datei) erstellen.
● Der Gesetzgeber gewährt Rechnungsausstellern mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro (§ 19 Abs. 3 UStG) ein weiteres Übergangsjahr: Diese dürfen die Rechnung noch bis Ende 2027 als Papierrechnung oder als PDF-Datei übermitteln.
● Ab 2028 wird die E-Rechnung dann für alle inländischen Unternehmen im Bereich der sogenannten B2B-Umsätze verpflichtend.
Beim Empfang von E-Rechnungen gelten diese Übergangsregelungen nicht: Zwar können inländische Rechnungsaussteller bei sogenannten B2B-Umsätzen innerhalb der Übergangsphase über die Verwendung einer E-Rechnung entscheiden. Es müssen aber alle Unternehmer ab dem 1. Januar 2025 technisch in der Lage sein, eine E-Rechnung zu empfangen. Dabei reicht es grundsätzlich aus, wenn dem Rechnungsaussteller ein E-Mail-Postfach angegeben wird. Gleichzeitig muss die maschinelle Auswertbarkeit der E-Rechnung über eine Software sichergestellt werden, da Prüfung und Zahlung der E-Rechnung aufgrund des nicht für das menschliche Auge lesbaren XML-Datensatzes unmöglich sind.
Stiftungen und Vereine müssen damit sicherstellen, dass sie ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und prüfen können. Das Deutsche Stiftungszentrum übernimmt für die von ihm betreuten Stiftungen alle Belange, die im Zusammenhang mit der Erstellung und dem Empfang von E-Rechnungen stehen.