Die Neuregelung im Bürokratieentlastungsgesetz IV ersetzt in den §§ 32 und 33 BGB die zuvor erforderliche Schriftform durch die flexiblere Textform.

§ 32 Abs. 3 BGB regelt bisher, dass ein Beschluss auch ohne Mitgliederversammlung gültig ist, wenn alle Mitglieder ihre Zustimmung zu dem Beschluss schriftlich erklären. Die Schriftform verlangt die eigenhändige Unterschrift auf Papier. Ab dem 1. Januar 2025 reicht gemäß § 32 Abs. 3 BGB die Textform.

Auch für § 33 Abs. 1 Satz 2 BGB gab es eine Formänderung: "Zur Änderung des Zwecks des Vereins ist die Zustimmung aller Mitglieder erforderlich; die Zustimmung der nicht erschienenen Mitglieder muss in Textform erfolgen."

Welche Anforderungen an die Textform gestellt werden, regelt §126b BGB. Die Textform verlangt 

• eine lesbare Erklärung, die aus Schriftzeichen besteht (eine Ton- oder Videoaufzeichnung ist also nicht zulässig)
• den Namen der erklärenden Person aufführt und
• auf einem dauerhaften Datenträger gespeichert werden kann.

Vor diesem Hintergrund ist durch die Neuregelung in § 32 Abs. 3 BGB für eine Beschlussfassung eine Stimmabgabe per E-Mail, SMS oder über Messenger-Dienste, wie etwa WhatsApp, denkbar.

Über § 84b Satz 1 BGB gilt dies auch für die Beschlussfassung von Stiftungsorganen.

Wichtig: Die Änderungen beschränken sich auf die Anpassung der Form. Beim Erfordernis der Einstimmigkeit gab es keine Änderung. Das heißt, dass alle Mitglieder einem Beschluss zustimmen müssen – Nein-Stimmen oder Enthaltungen führen automatisch zur Ablehnung des Beschlusses, es sei denn, die Satzung sieht für Umlaufbeschlüsse niedrigere Beschlussmehrheiten vor. Verpasst oder vergisst ein Mitglied beispielsweise zu votieren, scheitert die Abstimmung.

Checken Sie, ob Ihre Satzung spezifische Vorgaben zur Form der Beschlussfassung im Umlaufverfahren enthält. Falls dort weiterhin die Schriftform vorgeschrieben ist, sollten Sie eine Satzungsänderung in Betracht ziehen, um die Vorteile der Textform nutzen zu können. Die neue Satzungsregelung zur Beschlussfassung im Umlaufverfahren sollte enthalten:

• welches Kommunikationsmedium verpflichtend zu nutzen ist (zum Beispiel E-Mail, Messengerdienst),
• ggf. der Verzicht auf Einstimmigkeit zugunsten eines Mehrheitsentscheids,
• welche Frist für die Stimmabgabe einzuhalten ist.

Davon unbenommen kann auf die gesetzliche Möglichkeit zur Durchführung hybrider Mitgliederversammlungen gemäß § 32 Abs. 2 BGB zurückgegriffen werden.

Bestimmen Sie, welche digitalen Kanäle für die Beschlussfassung für Ihren Verein bzw. Ihre Stiftung passen und künftig genutzt werden sollen. E-Mails kommen gerne zum Einsatz, denn sie bieten eine gute Nachverfolgbarkeit. Auch Messenger-Dienste können verwendet werden, insofern sie die oben genannten Anforderungen der Textform erfüllen.

Informieren Sie alle (Organ-)Mitglieder über die neuen Möglichkeiten und Vorteile der Beschlussfassung. Gibt es Personen, die mit dem für Ihre Stiftung, Ihren Verein gewählten Kommunikationsmedium nicht souverän umgehen können oder Berührungsängste haben? Dann gewinnen sie diese (Organ-)Mitglieder durch eine Schulung für die neue Form des Votierens.

Stellen Sie sicher, dass alle digitalen Beschlüsse nachvollziehbar archiviert werden. Speichern Sie E-Mails oder Chatverläufe so, dass sie bei Bedarf leicht zugänglich sind und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

FAZIT
 
Insbesondere für Stiftungen und kleine Vereine ist die Einführung der Textform für Beschlussfassungen eine Erleichterung. Durch die Anpassung interner Prozesse und gegebenenfalls der Satzung können Sie die Neuregelung optimal für Ihre Organisation nutzen und den Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren.